Privacyverklaring
Deze verklaring legt in gewone taal uit wat er met uw gegevens gebeurt als uw gemeente WMO Digitaal gebruikt voor uw Wmo-gesprek.
Wie is verantwoordelijk?
Uw gemeente is verantwoordelijk voor uw Wmo-aanvraag en voor uw gegevens. De gemeente bepaalt waarom en hoe uw gegevens worden gebruikt — dat volgt uit de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015.
WMO Digitaal is verwerker. WMO Digitaal is een dienst van WeVerify B.V. (KvK 95125310, Otto Reuchlinweg 1142, 3072 MD Rotterdam) — dat is de rechtspersoon met wie uw gemeente de verwerkersovereenkomst sluit. Wij verwerken uw gegevens uitsluitend in opdracht van uw gemeente. Wij gebruiken uw gegevens nooit voor eigen doelen, en verkopen ze nooit.
Heeft u een vraag over uw aanvraag of uw gegevens? Neem contact op met uw gemeente. Zij zijn uw aanspreekpunt en kunnen ons altijd inschakelen.
Wat verwerken wij, en waarom?
| Wat | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| Zaaknummer, e-mailadres, telefoonnummer, taal | U uitnodigen en herinneren aan de afspraak | Tot de bewaartermijn van uw gemeente (standaard 90 dagen na afronding) |
| Uw keuze van afspraak (waar, wanneer, welke vorm) | De afspraak inplannen | Tot de bewaartermijn van uw gemeente (standaard 90 dagen na afronding) |
| De uitkomst van de controle van uw identiteitsbewijs (welke controles gelukt zijn, soort document, land) | Zekerheid vóór een videogesprek | Tot de bewaartermijn van uw gemeente (standaard 90 dagen na afronding) |
| Het bewijs uit de chip van uw identiteitsbewijs: de handtekening, de gegevens uit de chip en uw pasfoto | Controleren dat uw document echt is, en de medewerker de pasfoto laten zien | Tot het einde van uw videogesprek, en anders de termijn die uw gemeente instelt: standaard 7 dagen, nooit langer dan 14. Elke nacht wist het systeem wat daaroverheen is. |
| Een foto van uw document, alleen als uw telefoon de leesstrook zelf niet kan lezen | De gegevens van de foto lezen | Niet bewaard na het lezen |
| Of de app echt is en uw telefoon niet is aangepast | Misbruik voorkomen | Samen met het bewijs uit de chip |
| Uw naam, leeftijd en pasfoto als u die deelt voor een videogesprek | Laten zien met wie de medewerker spreekt | Tot het einde van het gesprek |
| De uitslag van de gezichtscontrole (gelukt of niet, met een percentage) | Zekerheid dat u het bent, voor de medewerker | Tot de bewaartermijn van uw gemeente (standaard 90 dagen na afronding) |
| Logboek van handelingen (auditregister), zonder namen of contactgegevens | Aantoonbaarheid en controle | 7 jaar (wettelijk) |
De grondslag is de publieke taak van uw gemeente (artikel 6, lid 1, sub e AVG, samen met de Wmo 2015). De gezichtscontrole verwerkt biometrische gegevens; dat mag omdat de controle nodig is om vast te stellen dat u het bent (artikel 29 van de Uitvoeringswet AVG). Wij dwingen dit nooit af: vóór het delen van uw pasfoto en naam, en vóór elke gezichtscontrole, ziet u precies wat er gebeurt en drukt u zelf op de knop. Weigeren kan altijd; dan volgt een afspraak bij u thuis of op kantoor, zonder nadeel voor uw aanvraag.
De gezichtscontrole
Tijdens een videogesprek kan de medewerker om een gezichtscontrole vragen. De controle kijkt of er een echt mens voor de camera zit, en of dat dezelfde persoon is als op de foto in de chip van uw document. Een gespecialiseerde dienst binnen de EU voert de vergelijking uit. Wij ontvangen alleen de uitslag, en wij bewaren geen beelden van de controle. De uitslag is informatie voor de medewerker; er volgt nooit automatisch een besluit uit.
Wat wij bewust niet doen
- Wij slaan uw burgerservicenummer (BSN) nooit op.
- Uw naam, geboortedatum en pasfoto bewaart de app op uw eigen telefoon — versleuteld achter uw pincode. Wij houden ze niet: onze server krijgt ze alleen voor de controle van uw document en voor het gesprek.
- Wij nemen videogesprekken niet op, en bewaren geen beelden van de gezichtscontrole.
- Wij gebruiken geen volgcookies en meten niet of u een e-mail opent of aanklikt.
- Wij nemen geen besluiten over u — dat doet uw gemeente, altijd door een mens.
Wie helpen ons?
Wij schakelen een klein aantal partijen in. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken voor het werk dat zij voor ons doen, vastgelegd in een contract met dezelfde waarborgen als die wij zelf bieden.
- Uw gegevens worden in Nederland opgeslagen en verwerkt.
- Voor het versturen van e-mail en sms, voor het lezen van een documentfoto als uw telefoon dat zelf niet kan, en voor de gezichtscontrole gebruiken wij diensten die binnen de EU verwerken.
- Beeld en geluid van een videogesprek gaan rechtstreeks en versleuteld tussen u en de medewerker, of via onze eigen doorgeefserver in Nederland. Niemand kan meekijken.
- Berichten bevatten nooit inhoud over uw aanvraag — alleen een melding en een link.
Wilt u weten welke partijen dit precies zijn? Vraag de volledige lijst op bij onze privacy officer via de contactpagina.
Uw rechten
U mag altijd: inzien wat er over u is vastgelegd, fouten laten verbeteren, om verwijdering vragen, bezwaar maken, en uw gegevens laten overdragen. Wat er op uw telefoon staat, ziet u in de app onder «Uw gegevens», en daar kunt u het ook zelf wissen.
Dien uw verzoek in bij uw gemeente. Zij handelen het af en schakelen ons zo nodig in. Bent u niet tevreden, dan kunt u klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een beveiligingsprobleem gevonden? Meld het via security.txt — wij reageren binnen één werkdag.
Privacy statement
This statement explains in plain language what happens to your data when your municipality uses WMO Digitaal for your Wmo interview.
Who is responsible?
Your municipality is responsible for your Wmo application and for your data. The municipality decides why and how your data is used — that follows from the Social Support Act (Wmo 2015).
WMO Digitaal is the processor. WMO Digitaal is a service of WeVerify B.V. (Chamber of Commerce 95125310, Otto Reuchlinweg 1142, 3072 MD Rotterdam) — the legal entity your municipality enters into the data processing agreement with. We process your data solely on your municipality's instructions. We never use your data for our own purposes, and never sell it.
Questions about your application or your data? Contact your municipality. They are your point of contact and can always involve us.
What we process, and why
| What | Purpose | How long |
|---|---|---|
| Case number, email address, phone number, language | Inviting and reminding you about the appointment | Until your municipality's retention period (90 days after the case finishes by default) |
| Your appointment choice (where, when, which form) | Scheduling the appointment | Until your municipality's retention period (90 days after the case finishes by default) |
| The outcome of your identity document check (which checks passed, document type, country) | Certainty before a video interview | Until your municipality's retention period (90 days after the case finishes by default) |
| The evidence from your document's chip: the signature, the chip data and your passport photo | Checking that your document is genuine, and showing the case worker the photo | Until your video interview ends, and otherwise the period your municipality sets: 7 days by default, never more than 14. Every night the system deletes whatever is past it. |
| A photo of your document, only if your phone cannot read the machine-readable zone itself | Reading the data from the photo | Not kept after reading |
| Whether the app is genuine and your phone unmodified | Preventing misuse | Together with the chip evidence |
| Your name, age and passport photo if you share them for a video interview | Showing the case worker who they are talking to | Until the interview ends |
| The face check result (passed or not, with a percentage) | Assurance for the case worker that it is you | Until your municipality's retention period (90 days after the case finishes by default) |
| Action log (audit register), without names or contact details | Accountability and review | 7 years (statutory) |
The legal basis is your municipality's public task (Article 6(1)(e) GDPR, together with the Wmo 2015). The face check processes biometric data; that is permitted because the check is necessary to establish that it is you (Article 29 of the Dutch GDPR Implementation Act). We never force it: before your passport photo and name are shared, and before every face check, you see exactly what happens and press the button yourself. You may always refuse; an appointment at home or at the office follows instead, with no disadvantage to your application.
The face check
During a video interview the case worker may ask for a face check. It looks at whether a real person is in front of the camera, and whether that is the same person as on the photo in your document's chip. A specialised service within the EU performs the comparison. We receive only the result, and we keep no images of the check. The result is information for the case worker; no decision ever follows from it automatically.
What we deliberately do not do
- We never store your citizen service number (BSN).
- The app keeps your name, date of birth and passport photo on your own phone — encrypted behind your PIN. We do not keep them: our server receives them only to check your document and for the interview.
- We do not record video interviews, and keep no images of the face check.
- We use no tracking cookies and do not measure whether you open or click an email.
- We make no decisions about you — your municipality does, always through a human.
Who helps us?
We rely on a small number of parties. They may use your data only for the work they do for us, as set out in a contract with the same safeguards we offer ourselves.
- Your data is stored and processed in the Netherlands.
- For sending email and SMS, for reading a document photo when your phone cannot do so itself, and for the face check, we use services that process within the EU.
- Sound and picture of a video interview go directly and encrypted between you and the case worker, or through our own relay server in the Netherlands. Nobody can watch along.
- Messages never contain content about your application — only a notification and a link.
Want to know exactly which parties these are? Request the full list from our privacy officer via the contact page.
Your rights
You may always: see what has been recorded about you, have mistakes corrected, ask for deletion, object, and have your data transferred. What is on your phone you can see in the app under «Uw gegevens», and you can delete it there yourself.
Submit your request to your municipality. They handle it and involve us where needed. If you are not satisfied, you can complain to the Dutch Data Protection Authority.
Found a security problem? Report it via security.txt — we respond within one working day.